Rechnungen von OpenAI, Anthropic, Cursor & Co. bekommen
Der KI-Werkzeugkasten hat ein Buchhaltungsproblem, das niemand absichtlich gebaut hat. Du zahlst für ChatGPT, Claude, Cursor, Perplexity und ein paar API-Konten — kleine Beträge, monatlich, auf einer nach privat aussehenden Kartenabbuchung. Dann fragt der Steuerberater nach den Rechnungen, und du merkst: Die Hälfte dieser Produkte schickt einen Beleg, keine Rechnung, und die andere Hälfte schickt gar nichts.
Diese Anleitung zeigt, wo jedes Tool seine Abrechnungsdokumente wirklich ablegt, warum der Beleg so meist nicht reicht, und was du einmal umstellst, damit die Sucherei aufhört.
Beleg vs. Rechnung: warum das zählt
Ein Beleg zeigt, dass du bezahlt hast. Eine Rechnung zeigt, was du bei wem mit welcher Steuerbehandlung gekauft hast — und genau das braucht die Buchhaltung, um die Ausgabe zu buchen und Vorsteuer zu ziehen. Eine Zahlungsbestätigung ohne Steuerausweis und ohne Firmendaten genügt in der Regel nicht.
Die meisten KI-Tools legen standardmäßig ein privates Abo an. Wer nie Firmenname und USt-IdNr. eingetragen hat, bekommt die Dokumente auf die eigene Person ausgestellt — und die Neuausstellung für vergangene Monate ist zwischen mühsam und unmöglich.
Wo jedes Tool das Dokument versteckt
- ✓OpenAI / ChatGPT — Einstellungen → Abo öffnet ein Abrechnungsportal mit Zahlungshistorie; zu jedem Eintrag gibt es ein Rechnungs-PDF. API-Nutzung wird getrennt vom ChatGPT-Abo abgerechnet, also beides prüfen.
- ✓Anthropic / Claude — die Abrechnungseinstellungen führen zu einem Portal mit gleichem Aufbau; Console (API) und Claude-Abo sind wieder zwei getrennte Abrechnungsverhältnisse.
- ✓Cursor, Perplexity, Linear und die meisten kleinen SaaS — dasselbe Portal, weil alle auf derselben Abrechnungsinfrastruktur sitzen. Wer das Layout einmal kennt, weiß überall, wo er klicken muss.
- ✓Cloud und Infrastruktur (AWS, Vercel, Cloudflare, GitHub) — die stellen echte Rechnungen aus, aber jede in ihrer eigenen Konsole und im eigenen Rhythmus.
Das Muster fällt schnell auf: Die meisten dieser Portale sehen gleich aus, weil die meisten dieser Firmen über Stripe abrechnen. Das ist die gute Nachricht — das Dokument ist immer da, immer ein PDF, und immer aus der E-Mail erreichbar, die du ohnehin bekommen hast.
Einmal richtig einstellen: aus Privatabos Firmenabos machen
In den Abrechnungseinstellungen jedes Tools Firmenname, Adresse und Steuernummer hinterlegen. Ab dem nächsten Abrechnungslauf stimmen die Dokumente — dieser Schritt spart tatsächlich Geld.
Bei jedem Tool dieselbe Rechnungsadresse hinterlegen, z. B. rechnungen@deinefirma.de. Im privaten Postfach vermischt sind diese Mails ab Monat drei nicht mehr auffindbar.
Zwölf Monate rückwirkend über fünfzehn Portale zu suchen ist die schlimmste Variante dieser Aufgabe. Zehn Minuten im Monat schlagen ein verlorenes Wochenende im März.
Wir bauen gerade die andere Seite von InvoiceDownloader: Du zeigst auf das Postfach, in dem deine Abrechnungsmails landen, und es holt jedes Rechnungs-PDF — OpenAI, Anthropic, Cursor, Vercel und den Rest — in ein Monatsarchiv. Trag dich ein, wir melden uns, sobald es steht. Je mehr Anmeldungen, desto früher bauen wir es.
Und die Rechnungen, die du selbst stellst?
Wer selbst über Stripe, Paddle oder Lemon Squeezy verkauft, hat das Spiegelbild dieses Problems bereits gelöst: alle gestellten Rechnungen exportieren als ZIP mit PDFs plus CSV — oder sie sich monatlich zumailen lassen. Die ersten 10 sind gratis, ohne Anmeldung.
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